Zarządzanie personelem
 

Harmonogram wydarzeń

Na głównej stronie aplikacji widoczna jest strona Harmonogramu wydarzeń. Tutaj odbywa się rejestracja nowych uczestników (Rejestracja). W tym miejscu wyświetlane są również aktualne ogłoszenia (Ogłoszenia) i harmonogram osobisty zarejestrowanego uczestnika (Harmonogram osobisty).
 

Strona osobista użytkownika

Zarejestrowany użytkownik ma dostęp do osobistej strony modułu harmonogramu wydarzeń. Osobistą stronę użytkownika wyświetla się poprzez kliknięcie linku „Strona osobista” w obszarze Rejestracja. Strona ta pozwala użytkownikowi na jednym ekranie śledzić ogłoszenia, zadania użytkownika, wydarzenia w Harmonogramie osobistym i wydarzenia z Harmonogramu wydarzeń z wyróżnieniem ważnych wydarzeń. Na stronie tej pokazywane są oczywiście tylko elementy, które są istotne dla danego użytkownika.
 

 

Rejestracja uczestnika

 

Użytkownik, który pierwszy raz używa aplikacji „Organizacja pracy” rejestruje się na głównej stronie modułu Harmonogramu wydarzeń. Moduł wydarzeń umożliwia rejestrację nowych, edycję istniejących uczestników i definiowanie wydarzeń dotyczących organizacji pracy i działalności firmy. Podczas rejestracji użytkownik wprowadza login rejestrowanego użytkownika, jego rolę w module wydarzeń i adres mailowy (Rys. 3). Zarejestrowani użytkownicy znajdują się na liście „Uczestnicy”. Zarządzanie rolami uczestników odbywa się w liście „Role”. Użytkownik może manipulować zawartością tej listy zgodnie z posiadanymi uprawnieniami do listy w SharePoint.
 

Opublikowanie ogłoszenia

Każdy uczestnik może opublikować ogłoszenie w Harmonogramie wydarzeń, które następnie będzie widoczne na stronie Harmonogramu wydarzeń dla wybranych podczas publikacji grup uczestników do momentu wygaśnięcia.
 

Definiowanie zadania

Zarejestrowany użytkownik może przydzielać zadania innym uczestnikom jak również samemu sobie. Podczas definicji zadania określany jest priorytet, aktualny stan, stopień wykonania i okres ważności zadania. Zadanie przydzielane jest uczestnikowi, do którego następnie wysyłany jest mail powiadamiający. Zdefiniowane zadanie przechowywane jest w liście „Moje zadania”, którą można następnie przeglądać stosując różne przydatne widoki, np.: „Aktywne zadania”, „Moje zadania”, „Termin wykonania mija dzisiaj”.
 

 

Harmonogram wydarzeń

Wydarzenia wprowadzane do Harmonogramu wydarzeń użytkownik może śledzić na stronie w formie kalendarza. Użytkownik widzi tylko te wydarzenia w firmie, które są dla niego istotne, tzn. przydzielone są do grupy, do której należy uczestnik. Użytkownik może śledzić wydarzenia w układzie miesięcznym, tygodniowym i dziennym. Dodatkowo możliwe jest oglądanie wydarzeń w różnych widokach jak „Bieżące wydarzenia”, „Wszystkie wydarzenia” lub wydarzenia adresowane do użytkowników pełniących określoną rolę w firmie. Możliwe jest również definiowanie własnych widoków. Wydarzenia zdefiniowane w Harmonogramie wydarzeń mogą być również kopiowane do Harmonogramu osobistego użytkownika.
 

Podczas definicji nowego lub modyfikacji istniejącego zdarzenia użytkownik określa m.in. cykliczność zdarzenia, czas rozpoczęcia i zakończenia zdarzenia lub definiuje je jako zdarzenie całodzienne. Zdarzenie przydzielanie jest następnie do grup użytkowników. Po otwarciu wcześniej zdefiniowanego zdarzenia użytkownik może ustawić na zdarzeniu opcje powiadamiania, gdy np. zdarzenie zostanie przez innego użytkownika zmodyfikowane.
 

Harmonogram osobisty

Harmonogram osobisty pełni podobną funkcję jak Harmonogram wydarzeń i posiada identyczny interfejs użytkownika. W harmonogramie tym użytkownik definiuje zdarzenia, które adresowane są wyłącznie dla niego. Do tego harmonogramu mogą również zostać wyeksportowane zdarzenia z poziomu Harmonogramu wydarzeń.

 
Kontakty

Moduł ten pozwala użytkownikowi tworzyć bazę własnych kontaktów.
Na głównej stronie umieszczone jest pole do szybkiego wyszukiwania danych w liście kontaktów. Podczas wprowadzania hasła w tym polu uruchamiana jest procedura, która wyszukuje w bazie kontaktów wpisy spełniające kryteria wyszukiwania i wyświetla je pod polem wyszukiwania.
Lewy panel modułu zawiera link do listy kontaktów (Kontakty) i link umożliwiający bezpośredni dostęp do strony pozwalającej utworzyć nowy kontakt (Utwórz kontakt).

 

Harmonogram nieobecności

Moduł Harmonogramu nieobecności pozwala zarządzać nieobecnościami pracowników wynikającymi z choroby lub urlopu pracownika. Moduł pozwala również na przekazywanie obowiązków nieobecnej osoby innemu pracownikowi.

Na głównej stronie modułu wyświetlony jest kalendarz z zatwierdzonymi nieobecnościami pracowników. Nieobecności, które nie są zatwierdzone, nie są widoczne w tym widoku. Po prawej stronie w obszarze „Oczekuje na potwierdzenie” wyświetlane są wpisy listy „Nieobecności”, które nie zostały jeszcze zatwierdzone. Kliknięcie na „Zatwierdź/Odrzuć” powoduje przejście do strony, na której uprawniony pracownik zatwierdza lub odrzuca nieobecność. Zatwierdzone nieobecności pojawiają się w kalendarzu.
W lewym panelu w obszarze „Typowe czynności” zawarte są linki pozwalające użytkownikowi w szybki sposób dotrzeć do miejsca, gdzie może on wprowadzić nową nieobecność (Podaj nową nieobecność) i przekazać obowiązki innym pracownikom (Określ przejęcie obowiązków).
Ustanowienie przejęcia obowiązków widoczne są również na stronie podglądu wprowadzonej nieobecności. Na stronie tej użytkownik może także wprowadzić kolejne przejęcia obowiązków, klikając na link „Określ przejęcie obowiązków”.
 

Lewy panel zawiera również linki do poniższych list:
- Nieobecności – Lista zawiera wprowadzone przez użytkowników nieobecności. Zawartość listy można filtrować, tworząc własny widok lub używając predefiniowanych widoków listy.
- Przejmowanie obowiązków – Lista zawiera przekazania obowiązków nieobecnego pracownika.
- Polisy wakacyjne – Lista pozwala przechowywać kopie polis ubezpieczeniowych urlopowanych pracowników.
- Zwolnienia lekarskie – Lista pozwala przechowywać kopie zwolnień lekarskich dostarczonych przez pracowników będących na chorobowym.
 

Zwrot wydatków i potwierdzenia

Moduł Zwrotu wydatków i potwierdzeń pozwala ewidencjonować i zatwierdzać wydatki pracowników związane z powierzonymi zadaniami.
Na głównej stronie w obszarze „Moje wydatki” użytkownik widzi listę wprowadzonych przez siebie wydatków pogrupowanych według Statusu. Użytkownik może w tym miejscu prowadzony wydatek zatwierdzić lub odrzucić, klikając na „Zatwierdź/Odrzuć” w kontekstowym menu wybranego wpisu. Po kliknięciu pojawi się strona edycji wydatku, gdzie użytkownik w tym przypadku może tylko zmienić status wydatku i wprowadzić komentarz. Dokumenty źródłowe potwierdzające wydatki mogą być przechowywane na liście „Informacja”. Na liście tej można również przechowywać wszelkiego rodzaju informacje związane z rozliczaniem wydatków służbowych.
 

Dostęp do wszystkich zaewidencjonowanych wydatków uzyskuje się przez link „Wydatek” w lewym panelu. Użytkownik może zawartość listy wydatków przefiltrować stosując predefiniowane widoki lub budując własne.
Do ewidencjonowania wydatków wykorzystywany jest formularz InfoPath. Użytkownik wprowadza w nim wszystkie wymagane informacje związane z wydatkiem.
 
Po wypełnieniu formularza (bądź zaimportowaniu pliku xml pochodzącego z InfoPath) dane z formularza przejmowane są na stronie edycji zaewidencjonowanego wydatku, gdzie użytkownik może je dodatkowo zmodyfikować i przyciskiem OK zatwierdzić. Użytkownik może również już w tym momencie zatwierdzić lub odrzucić wydatek.

  
Oferty pracy i rozmowy kwalifikacyjne

Moduł Ofert pracy i rozmów kwalifikacyjnych pozwala zarządzać wolnymi wakatami, kandydatami i rozmowami kwalifikacyjnymi. Moduł pozwala śledzić cały proces od momentu utworzenia zapotrzebowania na stanowisko, po jej odrzucenie lub zaakceptowanie i wybór kandydata na oferowane stanowisko.
 
Na głównej stronie modułu użytkownik ma dostęp do wniosków o utworzenie lub obsadzenie wakatu, do których nie została jeszcze przydzielona osoba odpowiedzialna za proces przetwarzania wniosku. Poniżej znajduje się natomiast lista kandydatów, którym nie przydzielono jeszcze osoby opiekującej się nim podczas procesu rekrutacji. Na głównej stronie modułu znajduje się również lista wniosków w trakcie przetwarzania posortowanych według statusu. W obszarze „Moje rozmowy kwalifikacyjne” zalogowany użytkownik informowany jest o zbliżających się rozmowach kwalifikacyjnych, które musi z kandydatami przeprowadzić. Klikając na nagłówek tego obszaru użytkownik uzyskuje dostęp do kalendarza rozmów kwalifikacyjnych, który może być przeglądany z użyciem różnych widoków.
W lewym panelu modułu użytkownik ma dostęp do następujących list:
Moje wnioski – lista zawiera wnioski o utworzenie lub obsadzenie wakatu. Lista wyświetlana jest z użyciem widoku pokazującego wnioski przydzielone do aktualnego użytkownik.
Moi kandydaci – Lista zawiera listę kandydatów przydzielonych do osób, których zadaniem jest prowadzenie kandydatów przez proces rekrutacji. Lista wyświetlana jest z użyciem widoku pokazującego kandydatów przydzielonych do aktualnego użytkownika.
Moje rozmowy kwalifikacyjne – Lista zawiera kalendarz rozmów kwalifikacyjnych, wyświetlony z użyciem widoku pokazującego tylko rozmowy kwalifikacyjne aktualnego użytkownika.
Łącza – Użytkownicy mogą tutaj wprowadzać listę adresów internetowych z pośrednictwem pracy lub innymi treściami pomocnymi w poszukiwaniu wykwalifikowanych specjalistów.
Lewy panel zawiera również skróty do typowych czynności wykonywanych w tym module. Klikając na  „Złóż wniosek o pracę” użytkownik dostaje się na stronę, gdzie może utworzyć wniosek o utworzenie wakatu.
Link „Utwórz profil kandydata” umożliwia utworzenie konta dla kandydata starającego się o przyjęcie na stanowisko. Kandydata można jednocześnie skojarzyć z istniejącym wnioskiem o utworzenie lub obsadzenie stanowiska.
 

Przyporządkowanie kandydata do wniosku jest również widoczne w oknie przeglądania wniosku o utworzenie lub obsadzenie wakatu.

Link „Ustal termin rozmowy kwalifikacyjnej” prowadzi na stronę ustalania terminu, lokalizacji i uczestników rozmowy kwalifikacyjnej.
  

Zwrotu wydatków i potwierdzeń pozwala ewidencjonować i zatwierdzać wydatki pracowników związane z powierzonymi zadaniami.
Na głównej stronie w obszarze „Moje wydatki” użytkownik widzi listę wprowadzonych przez siebie wydatków pogrupowanych według Statusu. Użytkownik może w tym miejscu prowadzony wydatek zatwierdzić lub odrzucić, klikając na „Zatwierdź/Odrzuć” w kontekstowym menu wybranego wpisu. Po kliknięciu pojawi się strona edycji wydatku, gdzie użytkownik w tym przypadku może tylko zmienić status wydatku i wprowadzić komentarz. Dokumenty źródłowe potwierdzające wydatki mogą być przechowywane na liście „Informacja”. Na liście tej można również przechowywać wszelkiego rodzaju informacje związane z rozliczaniem wydatków służbowych.