Na głównej stronie aplikacji widoczna jest strona Harmonogramu wydarzeń. Tutaj odbywa się rejestracja nowych uczestników (Rejestracja). W tym miejscu wyświetlane są również aktualne ogłoszenia (Ogłoszenia) i harmonogram osobisty zarejestrowanego uczestnika (Harmonogram osobisty).
Strona osobista użytkownika
Zarejestrowany użytkownik ma dostęp do osobistej strony modułu harmonogramu wydarzeń. Osobistą stronę użytkownika wyświetla się poprzez kliknięcie linku „Strona osobista” w obszarze Rejestracja. Strona ta pozwala użytkownikowi na jednym ekranie śledzić ogłoszenia, zadania użytkownika, wydarzenia w Harmonogramie osobistym i wydarzenia z Harmonogramu wydarzeń z wyróżnieniem ważnych wydarzeń. Na stronie tej pokazywane są oczywiście tylko elementy, które są istotne dla danego użytkownika.
Rejestracja uczestnika
Użytkownik, który pierwszy raz używa aplikacji „Organizacja pracy” rejestruje się na głównej stronie modułu Harmonogramu wydarzeń. Moduł wydarzeń umożliwia rejestrację nowych, edycję istniejących uczestników i definiowanie wydarzeń dotyczących organizacji pracy i działalności firmy. Podczas rejestracji użytkownik wprowadza login rejestrowanego użytkownika, jego rolę w module wydarzeń i adres mailowy (Rys. 3). Zarejestrowani użytkownicy znajdują się na liście „Uczestnicy”. Zarządzanie rolami uczestników odbywa się w liście „Role”. Użytkownik może manipulować zawartością tej listy zgodnie z posiadanymi uprawnieniami do listy w SharePoint.
Opublikowanie ogłoszenia
Każdy uczestnik może opublikować ogłoszenie w Harmonogramie wydarzeń, które następnie będzie widoczne na stronie Harmonogramu wydarzeń dla wybranych podczas publikacji grup uczestników do momentu wygaśnięcia.
Definiowanie zadania
Zarejestrowany użytkownik może przydzielać zadania innym uczestnikom jak również samemu sobie. Podczas definicji zadania określany jest priorytet, aktualny stan, stopień wykonania i okres ważności zadania. Zadanie przydzielane jest uczestnikowi, do którego następnie wysyłany jest mail powiadamiający. Zdefiniowane zadanie przechowywane jest w liście „Moje zadania”, którą można następnie przeglądać stosując różne przydatne widoki, np.: „Aktywne zadania”, „Moje zadania”, „Termin wykonania mija dzisiaj”.
Harmonogram wydarzeń
Wydarzenia wprowadzane do Harmonogramu wydarzeń użytkownik może śledzić na stronie w formie kalendarza. Użytkownik widzi tylko te wydarzenia w firmie, które są dla niego istotne, tzn. przydzielone są do grupy, do której należy uczestnik. Użytkownik może śledzić wydarzenia w układzie miesięcznym, tygodniowym i dziennym. Dodatkowo możliwe jest oglądanie wydarzeń w różnych widokach jak „Bieżące wydarzenia”, „Wszystkie wydarzenia” lub wydarzenia adresowane do użytkowników pełniących określoną rolę w firmie. Możliwe jest również definiowanie własnych widoków. Wydarzenia zdefiniowane w Harmonogramie wydarzeń mogą być również kopiowane do Harmonogramu osobistego użytkownika.
Podczas definicji nowego (Rys. 7) lub modyfikacji istniejącego zdarzenia użytkownik określa m.in. cykliczność zdarzenia, czas rozpoczęcia i zakończenia zdarzenia lub definiuje je jako zdarzenie całodzienne. Zdarzenie przydzielanie jest następnie do grup użytkowników. Po otwarciu wcześniej zdefiniowanego zdarzenia użytkownik może ustawić na zdarzeniu opcje powiadamiania, gdy np. zdarzenie zostanie przez innego użytkownika zmodyfikowane.
Harmonogram osobisty
Harmonogram osobisty pełni podobną funkcję jak Harmonogram wydarzeń i posiada identyczny interfejs użytkownika. W harmonogramie tym użytkownik definiuje zdarzenia, które adresowane są wyłącznie dla niego. Do tego harmonogramu mogą również zostać wyeksportowane zdarzenia z poziomu Harmonogramu wydarzeń.
Moduł ten pozwala zarządzać ruchomymi aktywami firmy, które udostępniane są pracownikom do użytku służbowego lub prywatnego. Moduł pozwala użytkownikom wypożyczać aktywa I następnie śledzić aktualne umiejscowienie aktywu.
Na głównej stronie witryny w obszarze „Ostatnio dodane” użytkownik widzi aktywa, które zostały w ostatnim czasie dodane do biblioteki. Link „Dodaj nowy element” umożliwia bezpośredni dostęp do strony, na której dodaje się nową pozycję do biblioteki. Obszar „Moje wyewidencjonowane aktywa” zawiera aktywa, które zostały wypożyczone przez aktualnie zameldowanego użytkownika.
Lewy panel głównej witryny zawiera w obszarze „Wypożyczalnia” dostęp do listy przechowującej informacje o posiadanych i udostępnionych do wypożyczania aktywach:
- Przeglądaj bibliotekę – Dostęp do listy Biblioteka z zaewidencjonowanymi aktywami otwieranej w widoku zawierającym wszystkie aktywa.
Link „Poinformuj mnie” umożliwia zdefiniowanie listy użytkowników, którzy będą poinformowani mailem, gdy zajęty aktyw będzie ponownie dostępny do wypożyczenia.
Link „Wyewidencjonuj” umożliwia wypożyczenie użytkownikowi pozycji dostępnej aktualnie w bibliotece.
- Ostatnio dodane – Dostęp do listy Biblioteka z zaewidencjonowanymi aktywami otwieranej w widoku zawierającym ostatnio dodane aktywa.
Obszar „Typowe czynności” lewego panelu zawiera bezpośrednie dojście do strony tworzenia nowej kategorii aktywu. Kategorie pozwalają skategoryzować posiadane aktywa.
W tym obszarze znajduje się również dojście do strony, na której można zaproponować nowy aktyw do wprowadzenia do wypożyczalni. Zaproponowany aktyw przechowywany jest na liście „Propozycje” aż zostanie zatwierdzony do przeniesienia na listę Biblioteka.
Lewy panel głównego portalu zawiera również link „Strona domowa biblioteki”, który prowadzi do witryny, na której można przeglądać aktualny stan posiadanych aktywów i zarządzać nimi.
Obszar „Aktywa opóźnione” zawiera listę aktywów, których termin zwrócenia do biblioteki już minął. Link „Ewidencjonuj” umożliwia ponowne przyjęcie wypożyczonego aktywu na stan biblioteki.
Obszar „Dziś termin zwrotu aktywu” zawiera listę aktywów, które w dniu dzisiejszym powinny zostać zwrócone.
Obszar „Najdłuższe transakcje” zawiera aktywa, które zostały wypożyczone na szczególnie długi czas w porównaniu do innych wypożyczonych aktywów.
Obszar „Wyewidencjonowane aktywa” zawiera listę aktywów, które są aktualnie wypożyczone użytkownikom.
Obszar „Oczekujące propozycje” zawiera listę pozycji, które aktualnie znajdują się na liście Propozycje. Kliknięcie linku „Zatwierdź/Odrzuć” powoduje przejście do strony przepływu pracy, na której użytkownik decyduje, czy dana propozycja została przyjęta na stan biblioteki lub odrzucona. Przyjęcie propozycji przenosi zapis z listy „Propozycje” do listy „Biblioteka”. Odrzucona propozycja pozostaje na liście Propozycje ze statusem „Odrzucono”. Przyjmując lub odrzucając propozycję użytkownik może dodatkowo wprowadzić komentarz, który zostanie dodany do wiadomości powiadamiającej o podjętej decyzji użytkownika, który zaproponował nowy aktyw.
Moduł Projekty IT umożliwia zarządzanie projektami IT i śledzenie stopnia ich zaawansowania. Użytkownicy mogą kontrolować stopień zaawansowania projektu, definiować etapy projektu, kamienie milowe i problemy, które występują w trakcie pracy nad projektem. Moduł zawiera również Help Desk, który pozwala zarządzać zapytaniami serwisowymi użytkowników. Dodatkowo możliwe jest także budowanie listy najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi na nie.
Na głównej stronie w obszarze „Całkowity status zadania” użytkownik widzi graficzne odzwierciedlenie procentowego rozkładu statusu zadań przydzielonych użytkownikowi. Użytkownik może się tutaj szybko zorientować ile procentowo jego zadań jest np. nierozpoczętych, odłożonych lub ukończonych. Obszar „Ogólny status zapytania o usługę” daje natomiast użytkownikowi wgląd w procentowy rozkład statusu żądań serwisowych, których załatwienie przydzielone zostało danemu użytkownikowi. Obszar „Całkowity status projektu” zawiera ilościowe zestawienie opóźnionych problemów i zadań w projekcie.
W lewym panelu portalu znajduje się dostęp do szeregu list przechowujących różne informacje dotyczące projektów:
- Lista projektów – lista przechowuje projekty IT
- Zadania projektu – lista przechowuje poszczególne zadania, które stanowią etapy projektu i muszą być wykonane dla ukończenia projektu
- Problemy w projekcie – lista zawiera informacje o problemach, jakie wystąpiły w trakcie realizacji projektu.
- Kamienie milowe w projekcie – lista zawiera ważne etapy w projekcie.
- Żądania serwisowe – lista zawiera żądania serwisowe zgłoszone przez klienta do projektu.
- Najczęściej zadawane pytania – lista zawiera bazę najczęściej zadawanych przez użytkowników pytań i odpowiedzi na nie.
- Baza wiedzy – biblioteka zawiera artykuły i dokumenty stanowiące bazę wiedzy dla realizowanych projektów lub problemów występujących w trakcie ich realizacji i testów lub eksploatacji gotowych systemów.
Witryna: Projektów IT
Link „Zarządzanie projektem” prowadzi do witryny, która daje użytkownikowi ogólny przegląd zaawansowania projektów. Na tej stronie użytkownik widzi listę projektów, graficzne odzwierciedlenie zadań projektów, listę zadań projektów pogrupowaną według projektów, jak również ma dostęp do listy problemów występujących w projekcie.
Witryna: Tablica
Lewy panel głównej strony modułu w obszarze „Zarządzanie projektem” zawiera link „Tablica”, który prowadzi do witryny zestawiającej łączny status wykonania projektów.
Klikając na nazwę projektu w obszarze “Całkowity status projektu” wyświetlane jest zestawienie dla danego projektu.
Witryna: Moje elementy
Lewy panel głównej strony modułu w obszarze „Zarządzanie projektem” zawiera link „Moje elementy”, który prowadzi do witryny, która przedstawia elementy istotne dla danego użytkownika. W witrynie tej umieszczone są widoki następujących list „Problemy w projekcie”, „Zadania projektu”.
Witryna: Elementy opóźnione
Lewy panel głównej strony modułu zawiera w obszarze „Zarządzanie projektem” link „Elementy opóźnione”, który prowadzi do witryny „Elementy opóźnione”.
Witryna zawiera listę zadań i problemów w projekcie, których termin ukończenia został przekroczony.
Witryna: Elementy nieprzypisane
Lewy panel głównej strony modułu zawiera w obszarze „Zarządzanie projektem” link „Elementy nieprzypisane”, który prowadzi do witryny „Elementy nieprzypisane”.
Witryna zawiera listę zadań i problemów w projekcie, które nie zostały jeszcze przypisane żadnemu użytkownikowi.
Śledzenie błędów
Elementy w grupie „Śledzenie błędów” w lewym panelu witryny stanowią platformę do rejestracji błędów wykrytych w działaniu oprogramowania i przedzielaniu informacji o błędzie do osoby, która zajmie się korektą oprogramowania.
Link „Śledzenie błędów” prowadzi do głównej witryny zarządzania informacją o błędach. Witryna ta zawiera listę z aktywnymi błędami przypisanymi do zameldowanego użytkownika i listę błędów, które użytkownik rozwiązał. Kolorowe przyciski w kolumnach Rozwiąż, Aktywuj, Zamknij pozwalają użytkownikowi zaznaczyć błąd jako rozwiązany lub zamknięty lub reaktywować błąd do ponownego rozwiązania. Po prawej stronie znajduje się również lista błędów, które nie zostały jeszcze przypisane żadnemu użytkownikowi. Link „Dodaj nowy element” umieszczony pod każdą z list otwiera stronę, na której użytkownik może zarejestrować nowy błąd i jednocześnie przypisać go osobie, która powinna zająć się jego rozwiązaniem.
Użytkownik może także na tej stronie szybko dotrzeć do informacji o błędzie, wpisując numer ID błędu w pole „Otwórz błąd po ID” i klikając przycisk „Przejdź”. Jeśli błąd o podanym ID istnieje, zostanie otwarta strona z podglądem zarejestrowanych informacji o błędzie. Na stronie podglądu błędu użytkownik ma również możliwość rozwiązania, zamknięcia lub reaktywacji błędu.
W grupie „Śledzenie błędów” umieszczonych jest kilka linków, które otwierają listę błędów w różnych widokach:
- Link „Moje błędy” otwiera listę błędów w widoku zawierającym błędy przypisane zameldowanemu użytkownikowi.
- Link „Nieprzypisane błędy” otwiera listę błędów w widoku zawierającym błędy, które nie zostały jeszcze przypisane do żadnego użytkownika
- Link „Błędy otwarte” otwiera listę błędów w widoku zawierającym wszystkie błędy, które nie zostały jeszcze uznane za zamknięte.
Help Desk
Elementy w obszarze „Help Desk” stanowią platformę do rejestracji żądań serwisowych, które otrzymywane są od klientów i przydzielania zarejestrowanych żądań serwisowych do osób odpowiedzialnych za ich realizację.
Link „Help Desk” prowadzi do głównej witryny zarządzania żądaniami serwisowymi. Witryna ta zawiera listę z żądaniami serwisowymi wprowadzonymi do systemu przez zameldowanego użytkownika i listę często zadawanych pytań, które ostatnio zostały dodane do tej listy lub zostały zaktualizowane. Po prawej stronie dostępna jest dodatkowo lista „Łącza”, która zawiera linki do ważnych dla zespołu stron.
W grupie „Help Desk” w lewym panelu umieszczonych jest kilka linków, które otwierają witryny zarządzania żądaniami serwisowymi i bazą wiedzy w układach adresowanych do różnych użytkowników.
Link „Strona domowa reprezentanta usługi” prowadzi do witryny zawierającej elementy ważne dla osoby zajmującej się przetwarzaniem żądań serwisowych. Witryna zawiera listę „Żądania serwisowe” przedstawioną w trzech różnych widokach.
Obszar „Bezwłasnościowe żądania serwisowe” zawiera żądania serwisowe, które w polu „Reprezentant usługi” nie mają przypisanego żadnego użytkownika.
Obszar „Posiadane przeze mnie żądania serwisowe” zawiera żądania serwisowe, które w polu „Reprezentant usługi” mają przypisanego aktualnie zameldowanego użytkownika.
Obszar „Przypisane do mnie żądania serwisowe” zawiera żądania serwisowe, które w polu „Przypisane do” zostały przypisane do aktualnie zameldowanego użytkownika.
Dodatkowo po prawej stronie witryny umieszczony jest widok listy zadań zawierający zadania przydzielone aktualnie zameldowanemu użytkownikowi. Poniżej znajduje się również lista ekspertów, których wiedza może okazać się pomocna w realizacji zadania lub żądania serwisowego.
Link „Strona domowa menedżera wiedzy” prowadzi do witryny zawierającej elementy ważne dla osoby zajmującej się gromadzeniem i zarządzaniem informacjami o projektach i innymi dokumentami, które mają istotny wpływ na realizację projektów. Witryna zawiera listę „Baza wiedzy” przedstawioną w różnych widokach.
Obszar „Moje dokumenty” zawiera listę dokumentów, które dodane zostały przez aktualnie zameldowanego użytkownika.
Obszar „Ostatnio dodane” zawiera listę dokumentów, które zostały dodane do listy w ostatnim czasie.
Obszar „Ostatnie zmiany” zawiera listę dokumentów, które zostały w ostatnim czasie zmienione.
Obszar „Typowe czynności” zawiera linki do stron, które pozwalają napisać nowy artykuł, zaimportować plik do bazy wiedzy lub stworzyć nowe słowo kluczowe.
Obszar „Zgłoszono żądanie artykułu z bazy wiedzy” zawiera żądania serwisowe, które mają zaznaczoną opcję „Zaznaczone do bazy wiedzy”. Podczas realizacji takiego żądania jest tworzony w bazie wiedzy nowy artykuł lub plik.
Dodatkowo poniżej znajduje się również lista ekspertów, których wiedza może okazać się pomocna w realizacji zadania lub żądania serwisowego.
Link „Strona domowa menedżera reprezentanta usługi” prowadzi do witryny zawierającej elementy ważne dla osoby zajmującej się zarządzaniem realizacji żądań serwisowych.
Obszary „Ogólny status zapytania o usługę” i „Ogólny priorytet żądań serwisowych” zawierają graficzne zestawienia realizacji żądań serwisowym pogrupowane według statusu i priorytetu.
Dodatkowo po prawej stronie witryny umieszczony jest widok listy zadań zawierający zadania przydzielone aktualnie zameldowanemu użytkownikowi i obszar ze średnim czasem rozwiązania zadania. Poniżej w obszarze „Żądanie serwisowe” znajduje się lista linków, które otwierają listę żądań serwisowych w różnych widokach.
Moduł Magazyn wspomaga nadzorowanie stanu magazynowanych artykułów i zarządzanie zamówieniami. Użytkownik może rejestrować sprzedaż i ewidencjonować zakup artykułów.
Główna witryna modułu zawiera informacje, które pozwalają śledzić stan magazynowy i status zamówień.
Obszar „Wymaga ponowienia zamówienia” zawiera artykuły z krytycznym stanem w magazynie. Użytkownik w ten sposób jest informowany o artykułach, które powinny zostać pilnie zamówione.
Obszar „Oczekujące zamówienia” zawiera stan zamówień, które znajdują się w trakcie realizacji, posortowane według statusu. Użytkownik jest tutaj informowany o dacie zamówienia, liczbie zamówionych sztuk artykułu i przypuszczalnej dacie dostarczenia zamówionego artykułu.
Obszar „Dzisiejsze sprzedaże” daje wgląd w sprzedaż dzienną.
Grupa „Zarządzanie magazynem” zawiera szybki dostęp do poniższych list:
- Klienci – Lista zawiera klientów, którzy dokonali zakupów towarów
- Dostawcy – Lista zawiera dostawców, od których dostarczane są towary do magazynu
- Magazyn – Lista zawiera spis artykułów znajdujących się na stanie magazynu
Obszar „Typowe czynności” zawiera linki, które bezpośrednio prowadzą do stron z typowymi czynnościami związanymi z obsługą magazynu.
Link „Utwórz kategorię” prowadzi na stronę, gdzie użytkownik definiuje kategorię, według których kategoryzowane są artykuły w magazynie.
Link „Dodaj element magazynu” prowadzi na stronę, na której użytkownik dodaje nowy artykuł do magazynu. Oprócz podstawowych informacji o artykule użytkownik podaje tutaj również dostawcę, cenę zakupu, ilość i poziom stanu artykułu w magazynie, przy którym artykuł powinien zostać ponownie zamówiony.
Link „Zarejestruj sprzedaż” prowadzi na stronę, na której ewidencjonowana jest sprzedaż artykułu. Użytkownik określa artykuł, odbiorcę, ilość, datę i cenę sprzedaży artykułu.
Link „Utwórz porządek” prowadzi na stronę, na której wprowadzane są zamówienia artykułów u dostawców. Użytkownik określa artykuł, dostawcę, ilość, cenę zamówienia i przypuszczalną datę dostarczenia zamawianego towaru.
Klikając w dowolnym miejscu modułu na nazwę artykułu otwierana jest strona z podglądem informacji o artykule. Pod informacjami o artykule znajduje się lista z chronologiczną historią zakończonych transakcji.
Moduł „Centrum telefoniczne” stanowi prostą platformę do rejestracji i obsługi zgłoszeń serwisowych, które otrzymywane są od klientów i przydzielania zarejestrowanych żądań serwisowych do osób odpowiedzialnych za ich realizację.
Główna witryna zawiera widok listy bazy wiedzy „Baza wiedzy” ze zgromadzonymi informacjami przydatnymi do obsługi żądań serwisowych i listę „Łącza”, która zawiera linki do ważnych dla centrum telefonicznego stron.
Lewy panel głównej strony w grupie „Listy” zawiera dostęp do najczęściej używanych list w tym module:
- Klienci – Lista zawiera klientów obsługiwanych w centrum telefonicznym. Na stronie listy użytkownik może zarządzać wpisami na tej liście.
- Żądanie serwisowe – Lista zawiera zarejestrowane w systemie żądania serwisowe. Na stronie listy dostępnych jest wiele widoków, które ułatwiają przeglądanie wprowadzonych żądań serwisowych. Widoki listy umożliwiają sortowanie listy po różnych kryteriach jak również grupowanie ich według różnych kryteriów, np.: sortowanie po Klient, Priorytet, Status, Przypisany do.
Lewy panel głównej strony w grupie „Typowe czynności” umożliwia bezpośredni dostęp do częstych czynności w module „Centrum telefoniczne”:
- Utwórz nowego klienta – otwiera stronę, na której użytkownik wprowadza dane nowego klienta do systemu.
- Utwórz żądanie serwisowe – otwiera stronę, na której użytkownik rejestruje nowe żądanie serwisowe od klienta
Lewy panel głównej strony w grupie „Centrum telefoniczne” zawiera kilka linków do stron, które służą do obsługi żądań serwisowych i bazy wiedzy jak również stopnia realizacji zarejestrowanych żądań serwisowych.
Link „Strona domowa reprezentanta usługi” prowadzi do witryny zawierającej elementy ważne dla osoby zajmującej się przetwarzaniem żądań serwisowych. Witryna zawiera listę „Żądania serwisowe” przedstawioną w dwóch różnych widokach.
Obszar „Posiadane przeze mnie żądania serwisowe” zawiera żądania serwisowe, które w polu „Reprezentant usługi” mają przypisanego aktualnie zameldowanego użytkownika.
Obszar „Przypisane do mnie żądania serwisowe” zawiera żądania serwisowe, które w polu „Przypisane do” zostały przypisane do aktualnie zameldowanego użytkownika. Żądania serwisowe są pogrupowane według priorytetu.
Dodatkowo po prawej stronie witryny umieszczony jest widok listy zadań zawierający zadania przydzielone aktualnie zameldowanemu użytkownikowi. Poniżej znajduje się również lista ekspertów, których wiedza może okazać się pomocna w realizacji zadania lub żądania serwisowego.
Link „Strona domowa menedżera wiedzy” prowadzi do witryny zawierającej elementy ważne dla osoby zajmującej się gromadzeniem i zarządzaniem informacjami i dokumentami, które zawierają wiedzę istotną przy realizacji żądań serwisowych. Witryna zawiera listę „Baza wiedzy” przedstawioną w różnych widokach.
Obszar „Moje dokumenty” zawiera listę dokumentów, które dodane zostały przez aktualnie zameldowanego użytkownika.
Obszar „Ostatnio dodane” zawiera listę dokumentów, które zostały dodane do listy w ostatnim czasie.
Obszar „Ostatnie zmiany” zawiera listę dokumentów, które zostały w ostatnim czasie zmienione.
Obszar „Typowe czynności” zawiera linki do stron, które pozwalają napisać nowy artykuł, zaimportować plik do bazy wiedzy lub stworzyć nowe słowo kluczowe.
Obszar „Moje zadania” zawiera listę zadań przydzielonych aktualnie zameldowanemu użytkownikowi.
Dodatkowo poniżej znajduje się również lista ekspertów, których wiedza może okazać się pomocna w realizacji zadania lub żądania serwisowego.
Link „Strona domowa menedżera reprezentanta usługi” prowadzi do witryny zawierającej elementy ważne dla osoby zajmującej się zarządzaniem realizacja żądań serwisowych.
Obszary „Ogólny status zapytania o usługę” i „Ogólny priorytet żądań serwisowych” zawierają graficzne zestawienia realizacji żądań serwisowym pogrupowane według statusu i priorytetu.
Dodatkowo po prawej stronie witryny umieszczony jest widok listy zadań zawierający zadania przydzielone aktualnie zameldowanemu użytkownikowi i obszar ze średnim czasem rozwiązania zadania. Poniżej w obszarze „Żądanie serwisowe” znajduje się lista linków, które otwierają listę żądań serwisowych w różnych widokach.