Organizacja pracy 

Harmonogram wydarzeń

Na głównej stronie aplikacji widoczna jest strona Harmonogramu wydarzeń. Tutaj odbywa się rejestracja nowych uczestników (Rejestracja). W tym miejscu wyświetlane są również aktualne ogłoszenia (Ogłoszenia) i harmonogram osobisty zarejestrowanego uczestnika (Harmonogram osobisty).
 

Strona osobista użytkownika

Zarejestrowany użytkownik ma dostęp do osobistej strony modułu harmonogramu wydarzeń. Osobistą stronę użytkownika wyświetla się poprzez kliknięcie linku „Strona osobista” w obszarze Rejestracja. Strona ta pozwala użytkownikowi na jednym ekranie śledzić ogłoszenia, zadania użytkownika, wydarzenia w Harmonogramie osobistym i wydarzenia z Harmonogramu wydarzeń z wyróżnieniem ważnych wydarzeń. Na stronie tej pokazywane są oczywiście tylko elementy, które są istotne dla danego użytkownika.
 

Rejestracja uczestnika

Użytkownik, który pierwszy raz używa aplikacji „Organizacja pracy” rejestruje się na głównej stronie modułu Harmonogramu wydarzeń. Moduł wydarzeń umożliwia rejestrację nowych, edycję istniejących  uczestników i definiowanie wydarzeń dotyczących organizacji pracy i działalności firmy. Podczas rejestracji użytkownik wprowadza login rejestrowanego użytkownika, jego rolę w module wydarzeń i adres mailowy (Rys. 3). Zarejestrowani użytkownicy znajdują się na liście „Uczestnicy”. Zarządzanie rolami uczestników odbywa się w liście „Role”. Użytkownik może manipulować zawartością tej listy zgodnie z posiadanymi uprawnieniami do listy w SharePoint.
 

Opublikowanie ogłoszenia

 

Każdy uczestnik może opublikować ogłoszenie w Harmonogramie wydarzeń, które następnie będzie widoczne na stronie Harmonogramu wydarzeń dla wybranych podczas publikacji grup uczestników do momentu wygaśnięcia.
 

 

Definiowanie zadania

Zarejestrowany użytkownik może przydzielać zadania innym uczestnikom jak również samemu sobie. Podczas definicji zadania określany jest priorytet, aktualny stan, stopień wykonania i okres ważności zadania. Zadanie przydzielane jest uczestnikowi do którego następnie wysyłany jest mail powiadamiający. Zdefiniowane zadanie przechowywane jest w liście „Moje zadania”, którą można następnie przeglądać stosując różne przydatne widoki, np.: „Aktywne zadania”, „Moje zadania”, „Termin wykonania mija dzisiaj”.
 

Harmonogram wydarzeń

Wydarzenia wprowadzane do Harmonogramu wydarzeń użytkownik może śledzić na stronie w formie kalendarza. Użytkownik widzi tylko te wydarzenia w firmie, które są dla niego istotne, tzn. przydzielone są do grupy, do której należy uczestnik. Użytkownik może śledzić wydarzenia w układzie miesięcznym, tygodniowym i dziennym. Dodatkowo możliwe jest oglądanie wydarzeń w różnych widokach jak „Bieżące wydarzenia”, „Wszystkie wydarzenia” lub wydarzenia adresowane do użytkowników pełniących określoną rolę w firmie. Możliwe jest również definiowanie własnych widoków. Wydarzenia zdefiniowane w Harmonogramie wydarzeń mogą być również kopiowane do Harmonogramu osobistego użytkownika.

Podczas definicji nowego lub modyfikacji istniejącego zdarzenia użytkownik określa m.in. cykliczność zdarzenia, czas rozpoczęcia i zakończenia zdarzenia lub definiuje je jako zdarzenie całodzienne. Zdarzenie przydzielane jest następnie do grup użytkowników. Po otwarciu wcześniej zdefiniowanego zdarzenia użytkownik może ustawić na zdarzeniu opcje powiadamiania, gdy np. zdarzenie zostanie przez innego użytkownika zmodyfikowane.
 

Harmonogram osobisty

Harmonogram osobisty pełni podobną funkcję jak Harmonogram wydarzeń i posiada identyczny interfejs użytkownika. W harmonogramie tym użytkownik definiuje zdarzenia, które adresowane są wyłącznie dla niego. Do tego harmonogramu mogą również zostać wyeksportowane zdarzenia z poziomu Harmonogramu wydarzeń.

 
Baza wiedzy 

Moduł Bazy wiedzy pozwala gromadzić w jednym miejscu informacje ważne dla firmy i pozwala innym użytkownikom aktualizować i weryfikować zgromadzone informacje w postaci artykułów i dokumentów.
Na głównej stronie użytkownik otrzymuje listę dokumentów ostatnio wprowadzonych do bazy wiedzy, jak również listę dokumentów, które w ostatnim czasie zostały zaktualizowane. Na głównej stronie znajduje się również lista dokumentów, które zalogowany użytkownik dodał do Bazy wiedzy.
 
Każdemu artykułowi i dokumentowi w bazie wiedzy mogą być przypisywane słowa kluczowe, które opisują zawartość elementu Bazy wiedzy. Słowa kluczowe pomagają też w odnajdywaniu określonej treści w bazie wiedzy ponieważ kryterium wyszukiwania wprowadzone w prawym górnym polu strony jest stosowane również na słowach kluczowych przypisanych elementom Bazy wiedzy. Nowe słowo kluczowe można wprowadzić klikając na link „Utwórz słowo kluczowe” w lewym panelu strony Bazy wiedzy.

 

 

Nowy artykuł w Bazie wiedzy

Nowy artykuł wprowadza się do Bazy wiedzy klikając na link „Napisz artykuł” w lewym panelu strony. Po otwarciu strony wprowadzania nowego artykułu użytkownik nadaje nazwę artykułowi, przypisuje słowa kluczowe i wprowadza treść artykułu. Użytkownik może również powiązać aktualny artykuł z innymi elementami zdefiniowanymi w Bazie wiedzy.
 

Nowy dokument w bazie wiedzy

Nowy Dokument wprowadza się do Bazy wiedzy klikając na link wyślij dokument w lewym panelu strony. Na następnej stronie użytkownik podaje ścieżkę do pliku, który zostanie zaimportowany do Bazy wiedzy. Po zaimportowaniu pliku otwiera się kolejna strona, na której użytkownik nadaje dokumentowi nazwę  i tytuł. Podobnie jak w przypadku artykułu użytkownik może dodatkowo przypisać słowa kluczowe i zdefiniować powiązania innym elementów bazy wiedzy z dokumentem.
 

Recenzowanie dokumentów

Witrynę recenzji otwiera się klikając na link „Recenzje dokumentów” w lewym panelu strony.
Na głównej stronie użytkownik widzi dokumenty, które znajdują się w bibliotece dokumentów do  recenzji w trzech widokach: Ostatnio dodane, Ostatnie zmiany, Moje dokumenty. Widoki te pozwalają użytkownikowi łatwiej odnajdywać dokumenty, które użytkownik zamierza komentować.
 

Witryna recenzji dokumentów

 

Klikając na ikonkę znajdującą się w polu Dyskusja listy dokumentów do recenzji użytkownik dostaje się na stronę, na której widoczne są recenzje/komentarze wprowadzone dla danego dokumentu. Użytkownik może tutaj otwierać dyskusje do poszczególnych wersji dokumentu lub odpowiadać na wpisy innych użytkowników.
  

Budżetowanie i śledzenie projektów

Moduł budżetowania i śledzenia projektu umożliwia zarządzanie projektami. Użytkownicy mogą kontrolować stopień zaawansowania projektu, definiować etapy projektu, kamienie milowe i problemy, które występują w trakcie pracy nad projektem oraz ryzyka związane z projektem.
Na głównej stronie użytkownik widzi listę projektów, graficzne odzwierciedlenie zadań projektów, listę zadań projektów pogrupowaną według projektów, jak również ma dostęp do listy problemów występujących w projekcie i listy dokumentów zawierających propozycje zmian w projektach.
W lewym panelu portalu znajduje się dostęp do szeregu list przechowujących różne informacje dotyczące projektów:
- Lista projektów – lista przechowuje projekty
- Zadania projektu – lista przechowuje poszczególne zadania, które muszą być wykonane dla ukończenia projektu
- Problemy w projekcie – lista zawiera informacje o problemach jakie wystąpiły w trakcie realizacji projektu.
- Kamienie milowe w projekcie – lista zawiera ważne etapy w projekcie.
- Ryzyka w projekcie – lista ta umożliwia zarządzenie ryzykiem występującym w trakcie realizacji projektu. Użytkownicy mogą tutaj m.in. wprowadzać plan minimalizacji ryzyka i plan awaryjny w przypadku wystąpienia określonego zdarzenia.
- Dokumenty projektu – lista zawiera wszelkie dokumenty dotyczące projektu
- Żądania zmiany – użytkownicy mogą na tej liście umieszczać dokumenty z propozycjami zmian w projekcie.
 

 

Witryna: Moje elementy

Lewy panel głównej strony modułu zawiera link „Moje elementy”, który prowadzi do witryny, która przedstawia elementy istotne dla danego użytkownika. W witrynie tej umieszczone są widoki następujących list „Problemy w projekcie”, „Zadania projektu”, „Zadania”, w których widoczne są tylko wpisy adresowane do aktualnego użytkownika.
 

Witryna: Elementy opóźnione

Lewy panel głównej strony modułu zawiera link „Elementy opóźnione”, który prowadzi do witryny „Elementy opóźnione”.
Witryna zawiera listę zadań i problemów w projekcie, których termin ukończenia został przekroczony.
 

Witryna: Elementy nieprzypisane

Lewy panel głównej strony modułu zawiera link „Elementy nieprzypisane”, który prowadzi do witryny „Elementy nieprzypisane”.
Witryna zawiera listę zadań i problemów w projekcie, które nie zostały jeszcze przypisane żadnemu użytkownikowi.
 

Witryna: Tablica

Lewy panel głównej strony modułu zawiera link „Tablica”, który prowadzi do witryny zestawiającej łączny status wykonania projektów. 
 
Klikając na nazwę projektu w obszarze “Całkowity status projektu” wyświetlane jest zestawienie dla danego projektu.
 

Lista: Dyskusja zespołu

Użytkownicy mogą używać tej listy do wymieniania informacji, dyskutowania na tematy związane z realizacją projektów.
 

 
Zarządzanie kontaktami handlowymi

Moduł zarządzania kontaktami handlowymi umożliwia tworzenie kont z kontaktami handlowymi, wprowadzanie informacji o okazjach, promocjach, klientach zainteresowanych zakupem produktu
Na głównej stronie użytkownik widzi listę potencjalnych klientów wprowadzonych przez aktualnego użytkownika i znajdujących się na liście „Wskazówki”. Potencjalnymi klientami są osoby/firmy, z którymi wynegocjowana została korzystna sprzedaż.
Na głównej stronie znajduje się również lista okazji korzystnych transakcji ze stałymi kontrahentami zarejestrowanymi na liście „Konta”. Wyświetlane są tylko pogrupowane według kont okazje wprowadzone przez aktualnego użytkownika.
W lewym panelu portalu znajduje się dostęp do szeregu list przechowujących różne informacje dotyczące kontaktów handlowych:
- Konta – Lista zawiera osoby/firmy znajdujące się w stałym kontakcie handlowym.
- Wskazówki – Lista zawiera osoby/firmy, które weszły w kontakt handlowy wyrażając chęć zakupu i potencjalnie mogą stać się stałymi kontaktami.
- Okazje – Lista zawiera oferty sprzedaży na potencjalnie korzystnych warunkach.
Dodatkowe linki w grupie „Typowe czynności” w lewym panelu umożliwiają użytkownik bezpośredni dostęp do strony zakładania potencjalnego klienta (Utwórz potencjalnego klienta) lub tworzenia konta stałego klienta (Utwórz konto). W tym miejscu znajduje się również link pozwalający przekonwertować potencjalnego klienta w konto stałego klienta. Podczas konwersji potencjalnego klienta możliwe jest również przeniesienie transakcji związanej z potencjalnym klientem do listy okazji.